概要：Power Automateを中核とした業務自動化基盤
介護事業者様向けに、Power Automate（RPA）を中核とした業務自動化・情報活用基盤を構築しました。電子カルテシステム「カイポケ」から訪問記録を、Power Automateが定期的に自動取得（ログイン〜抽出）し、Slackの指定チャンネルへ自動連携する仕組みを実現しています。
自動化フロー
がスケジュール起動
し訪問記録を抽出
投薬等をテキスト化
自動連携＋AI分析
PDF出力から構造化テキストへの転換
当初はPDF出力を前提としていましたが、検索性とAI活用の拡張性を高めるため、RPAで取得した内容を構造化テキストへ整形して投稿する方式へ変更。利用者名、訪問日時、サービス内容、職員名、観察記録、投薬・点滴管理などをテキスト化することで、Slack上での全文検索が容易になり、必要な記録へ迅速にアクセスできる運用を確立しました。
Before：PDF出力
フリーテキスト検索ができず、過去の記録を見つけるのに時間がかかる。AI活用も困難。
After：構造化テキスト
Slack上で全文検索が容易。利用者名・日時・内容が明確に区分され、AI活用にもそのまま対応。
テキスト化される記録項目
Slack AI連携による業務効率の大幅改善
さらに、テキスト化された記録を基にSlackのAI機能で要約・検索・分析が行えるため、日々の記録確認から月次報告書作成までの業務効率を大幅に改善。「取得・整形・投稿」をPower Automateで自動化することで、現場の負担軽減と情報活用の高度化を同時に実現した事例です。
検索
自然言語で過去の記録を即座に検索。「〇〇さんの投薬記録は？」にすぐ回答
要約
AIが複数記録を横断的に要約し、管理者の確認時間を大幅に短縮
分析・月次報告
蓄積データから月次レポートのドラフトを自動作成。報告書業務を効率化
まとめ
Power Automateによる完全自動化
「取得・整形・投稿」の全工程をPower Automateで自動化。カイポケからSlackまでシームレスに連携。
構造化テキストで検索性を向上
PDF出力から構造化テキストへ転換し、Slack上での全文検索と迅速な情報アクセスを実現。
Slack AIで情報活用を高度化
テキスト化された記録をSlack AIで要約・検索・分析。月次報告書作成までの業務効率を大幅改善。
現場負担の軽減と情報活用の両立
自動化による現場の負担軽減と、AI活用による情報活用の高度化を同時に実現。